IT Outsourcing Project & Smaller IS

               Outsourcing merupakan sebuah tipe proyek IT yang sebuah solusi dalam berbisnis untuk pemotongan atau menekan biaya untuk fungsi bisnis mulai dari teknologi terhadap sumber daya akuansi, pemasaran dan manusia. Sehingga kita dapat menjalankan seluruh bisnis perusahaan yang kita miliki tanpa pernah mempekerjakab seorang karyawan.

Namun, apakah dengan outsourcing benar lebih effective??apa alas an lain perusahan memilih cara ini??dan bagaimana dengan konsekuensi dalam aspek dari bisnis sebuah perusahaan tersebut tidak mudah untuk diukur??

Oleh karena itu kita kan membahas masalah yang timbul dalam Outsourcing ini. Kali ini akan kita bagi menjadi 3R yaitu, Reason, Risk , dan Reward. Dan selanjutnya kita akan memberikan pemecahan yang mungkin dapat diterapkan untuk membantu kita mengelola hubungan yang sukses dengan penyedia layanan TI.

 The Reasons

Banyak sekali alas an yang didapatkan tentang mengapa perusahaan memilih outsourcing.  Berikut diantaranya.

1.       Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi.

2.       Menigkatkan focus dari perusahaan.

3.       Sumber daya gratis untuk tujuan yang lainnya.

4.       Sumber daya tidak tersedia secara internal.

5.       Memperkecil resiko dalam proyek, yang biasanya terjadi dalam proyek non TI.

Risk

Dalam project ini juga terdapat resiko yang mungkin akan dialami karena dalam project ini anda memberikan tanggung jawab terhadap orang lain mengenai aspek dari bisnis anda.

1.       Beberapa fungsi TI tidak mudah outsoucing.

2.       Control bias hilang.

3.       Semangat kerja karyawan mungkin akan terpengaruh.

4.       Terikat dengan kontrak dengan perusahaan outsourcing membuat terbatasnya fleksibilitas.

Reward

Dibalik semua resiko yang tertelis diatas terdapat juga timbal balik yang dapat diambil. Reward tersebut diantaranya :

1.       Penghematan biaya, Layanan IT Outsourcing Memberikan penekanan biaya dalam perusahaan.

2.       Keamanan serta pengurangan kerja yang berlebih untuk staff dan karyawan perusahaan.

3.      Fleksibilitas, jadi vendor memiliki beberapa sumber daya yang tersedia bagi mereka.

Kesimpulan

Dari segala informasi yang telah diberikan diatas dan telah mengetahui resiko dan manfaat terkait Outsourcing untuk proyek kita, banyak hal yang dapat dipertimbangkan. Apakah kita memilih outsourcing IT atau menyewa Sumber daya internal.  Dan satu hal yang harus anda lakukan adalah bagaimana mengelola hubungan kerja yang sukses dengan penyedia layanan IT anda. Berikut beberapa tips yang bias saya berikan :

1. Pilihlah vendor yang tepat ataupun karyawan baru melalui penelitian dan refrensi. 
2. Tentukan Visi, strategi, dan rencana untuk proyek IT anda. 
3. Tetap berkomunikasi dengan semua individu yang terlibat pada proyek IT anda.

Contoh Kasus Outsourcing di Indonesia : 

          Contoh penyimpangan outsourcing terjadi di pintu jalan tol Lingkar Luar Jakarta (Jakarta Outer Ring Road, JORR). Di sana, sebagian besar petugas tiket di pintu tol berstatus sebagai pegawai outsourcing. Padahal masyarakat awam pasti bisa menilai bahwa pekerjaan menjaga pintu jalan tol adalah bisnis inti dari perusahaan penyelenggara jalan tol. Artinya tak layak kalau pekerjanya berstatus karyawan kontrak apalagi outsourcing. Kasus ini sendiri kabarnya siap berlanjut ke pengadilan. 

By :Helmi Setiawan (5210100159)

Group 4C - MPTI C

Smaller IS Project

Smaller IS Projects merupakan salah satu contoh proyek IT/IS yang memiliki skala kecil. Namun, tidak jarang proyek-proyek skala kecil tersebut mencakup salah satu bagian dari proyek inti dari sebuah perusahaan, seperti perencanaan, monitoring dan laporan.

Karakteristik dari Smaller IS Project yaitu memiliki proyek dengan skala kecil dengan susunan tim yang kecil pula dan bertujuan untuk meminimalisir biaya yang dikeluarkan untuk suatu proyek.

Smaller IS Project memiliki perencanaan dasar yang bertujuan untuk membuat customer dan supplier mengerti tentang macam-macam tugas yang akan diambil alih dan mengemas informasi untuk keluaran dari proyek tersebut dengan bar-chart yang sangat sederhana. Namun, apabila proyek yang diambil alih memiliki skala yang sangat kecil sekali, maka informasi keluaran yang dikemas hanya susunan tugas-tugas yang telah diselesaikan.

Jika dipandang dari segi laporan, pada Smaller IS Projects model pengiriman laporannya dilakukan secara rutinitas sesuai kinerja yang telah dilakukan.

The Reason

Beberapa alas an mengapa perusahaan juga menerapkan metode smaller IS, yaitu :

1.       Untuk menghemat waktu pengerjaan proyek

2.       Meminimalisir biaya yang dikeluarkan

3.       Mempermudah pengerjaan monitoring dan laporan

4.       Mempermudah bentuk output informasi yang dihasilkan agar lebih mudah dimengerti

The Challenge

Tantangan-tantangan yang ada apabila menggunakan Smaller IS yaitu :

1.       Harus menentukan estimasi-estimasi dalam proyek karena cenderung ingin diselesaikan dengan cepat

2.       Perencaan harus benar-benar matang

3.       Pembagian job desk pada tim sangat sulit untuk mendapatkan pekerjaan pada orang yang tepat

The Risk

Resiko-resiko yang ada dalam smaller IS yaitu :

1.       Adanya penggunaan faktor numeric untuk menentukan skala sederhana yang dapat digunakan untuk memicu respon sesuai kriteria

2.       Untuk mengukur perkembangan proyek dalam kurun waktu kedepanya masih tergolong sulit

3.       Terkadang adanya perubahan maksud dan tujuan proyek secara tiba-tiba

The Reward

Beberapa keuntungan yang didapat saat menerapkan smaller IS yaitu :

1.       Durasi pengerjaan proyek bisa lebih cepat

2.       Jam kerja untuk para tim tergolong pendek

3.       Rangkaian tim yang terbagi menjadi tim-tim kecil berdasarkan job desk

4.       Anggaran yang diperlukan dalam sebuah proyek dapat diminimalisir

5.       Waktu dan komitmen untuk menyelesaikan proyek lebih seimbang

Study Case

Ada sebuah Sekolah Menengah Atas (SMA) X sedang menghadapi kendala dalam system pembelajarannya. Kendala tersebut ialah para pengajar mengalami kesulitan jika harus membagikan materi pembelajaran kepada para siswanya selain menggunakan jam sekolah.

Seorang guru IT di SMA tersebut memiliki gagasan untuk membuat system pembelajaran elektronik yaitu e-learning. Dibutuhkan penerapan system informasi dalam solusi tersebut.

Guru IT tersebut pun mulai merancang pembuatan e-learning dengan mengimplementasikan seluruh data mulai dari siswa, guru, karyawan, kepala sekolah hingga jadwal-jadwal yang ada dalam sekolah tersebut, terutama jadwal kegiatan siswa dan memanage system tersebut dengan mengedepankan user-friendly.

Sistem tersebut berbasiskan web dan memiliki database. Siswa pun menyambut system baru tersebut dengan antusias karena dinilai lebih efektif untuk mendapatkan materi pembelajaran yang telah diajarkan. Kemudian Guru IT tersebut diangkat menjadi admin yang bertugas megelola e-learning dari SMA X.

Manajemen Study Kasus

Ada beberapa hal yang perlu diperjelas  berdasarkan proses E-Learning SMA X. Hal-hal tersebut adalah :

1.       Pembuatan user siswa dan pengaturan segala sesuatu yang perlu diintegrasikan oleh Admin

2.       Pembuatan database tentang nama-nama siswa, guru, karyawan dan kepala sekolah

3.       Pembuatan pengaturan jadwal siswa sehari-sehari sesuai kelas dan guru yang mengajar agar dapat memposting materi pembelajaran pada hari itu.

Untuk mendapatkan hasil yang terbaik pada implementasi e-learing di SMA X, diperlukan adanya sistem manajemen yang baik. Manajemen tersebut harus melalui beberapa langkah seperti perencanaan, pengelompokan, penyusunan jadwal dan guru serta laporan dari hasil pembelajaran yang akan diposting.

Source :

http://wahyupur.wordpress.com/2009/10/19/perkembangan-e-learning-di-indonesia/

By : Rendy Krisna R. (5210100156)

Group 4C - MPTI C

Project Management In Project

Pada pertemuan kuliah MPTI minggu lalu, tepatnya hari kamis tanggal 23 february 2012 kita kedatangan seorang pembicara dari Jurusan Teknik SIpil ITS yang bernama Bpk. Tri Wahyu Adi , Phd. Pada pertemuan kali ini akan membagi pengalaman beliau dalam hal menajemen proyek pada kuliah MPTI di SI. Berikut materi-materi yang beliau sampaikan dalam kuliah tamu :

Definisi Proyek

Proyek merupakan sebuah aktifitas yang bersifat sementara yang dilakukan dalam waktu yang terbatas dengan menggunakan alokasi dana tertentu dan bermaksud untuk melakukan tugas yang sudah di rencanakan dan di tetapkan secara jelas.

Triangle Constraint

Dari gambar diatas merupakan bagian terpenting dari proyek yang saling berkaitan sat dengan lainnya. Yang dimaksud berkaitan adalah sebuah barang yang berkualitas pastilah membutuhan biaya yang sangat besar dan waktu yang dihabiskan otomatis semakin lama.  Dan untuk menyeimbangkan dari ketiga kategori tersebut di butuhkan project manager yang efektif.

Berikut merupakan contoh proyek-proyek yang besar di dunia :

• ·         Proyek jalan flyover di Jepang

• ·         Gedung pencakar langit di New York.

 

• ·         Bird Nest Di Shanghai.

  

PMBOK

Merupakan singkatan dari Project Management Body of Knowledge. Di dalam PMBOK terdapat 9 hal keilmuan yang dapat kita pelajari :

·         Core : Project  Scope

·         Frame : Project Integration

·         Support : Human Resource Management, Communication Management, Risk Management, Procurement Management.

Berikut define dari masing-masing fungsi tersebut :

1.      Scope Management 

Merupakan salah satu Ilmu dari manajemen proyek yang mempelajari bagian-bagian dari project yang harus dilakukan atau bukan dan perbagian dari project yang akan di lakukan.

2.       Time Management

Salah satu contohnya dengan membuat WBA, yang merupakan list pekerjaan disertai dengan dengan siapa penanggung jawab dari pekerjaan tersebut.

Dalam pembuatan schedule terdapat 2 jenis schedule, yaitu Deterministic Schedule dan Probabilistic Schedule.

3.      Cost Management

·         Cost Estimating : Merupakan cara manajemen yang dilakukan untuk mengestimasi biaya muali dari awal proyek sampai akhir proyek nantinya.

·         Cost Budgeting : Merencanakan penganggaran biaya dari proyek dengan estimasi yang telah dilakukan

·         Cost Control : langkah pengontrolan biaya dalam proyek.

4.     Quality Management

·         Quality Planning : Perencanaan dari segi waktu, biaya, product defect, mitra, hingga project design.

·         Quality Assurrace : Jaminan hasil sesuai dengan kulaitas.

·         Quality Control : pengontrolan kualitas dengan standard.

5.     Risk Management

·         Risk Identification.

·         Risk Analysis.

·         Risk Response.

·         Risk Monitoring.